REGLEMENT D’UTILISATION DE L’ANNEXE MAIRIE

 

Le présent contrat de location est passé entre :

- Monsieur le Maire de la Commune de Thuit-Simer, d’une part et :

- M ..........................................................................................................................................d’autre part, LOCATAIRE RESPONSABLE, sollicitant l’autorisation d’utiliser l’annexe de la Mairie.

La période d’occupation des locaux s’entend du :          /         / 20          au          /         / 20          ,inclus.

Le LOCATAIRE RESPONSABLE est habitant de la commune :        oui          non

Présence de personnes à mobilité réduite :      oui      non  

 

 

IL A ÉTÉ CONVENU UN DROIT PRÉCAIRE D’UTILISATION

ACCORDÉ AUX CONDITIONS SUIVANTES :

 

 

  • 1/ DÉSIGNATION ET ADRESSE DES LOCAUX À UTILISER :

ANNEXE DE LA MAIRIE rue du Général de Gaulle à Thuit-Simer : SALLE PRÉVUE POUR CENT VINGT (120) PERSONNES.

 

  • 2/ RESERVATION ou LOCATION

En dehors de toute activité scolaire ou périscolaire, l’annexe de la Mairie de Thuit-Simer est RESERVEE pour les animations et les manifestations locales. Pour l’année N considérée, ces différentes associations sont prioritaires aux seules dates posées avant le 31 août de l’année N-1.

En dehors de ces dates, l’annexe peut être LOUEE à des particuliers.

 

  • 3/ ARRHES et PAIEMENT

 ARRHES :

Des arrhes représentant la moitié du prix de location seront demandées à la signature du contrat. En cas de désistement, non autorisé dans les 30 jours précédant la date retenue, les arrhes ne seront rendues que si la salle est relouée pour la même date. La commune se réservant le droit d’exiger le paiement de la totalité de la somme due.

La commission « FÊTES ET MANIFESTATIONS » étudiera chaque demande de recours.

PAIEMENT :

La totalité du prix de la location (vaisselle, et/ou lave-vaisselle compris) devra être réglée un mois avant la date retenue (les lundis de 17 h 00 à 18 h 00 ou les mercredis de 10 h 00 à 12 h 00).

Il en va de même pour le dépôt des chèques de caution, prévus à l’article 7.

 

  • 4/ TARIFS

Le prix de location est fixé selon les grilles suivantes :

 

Location pour une journée :



 

Tarif salle et vaisselle

Tarif salle, vaisselle et lave-vaisselle

Habitants et employés communaux

125 euros

147,50 euros

Habitants hors commune

245 euros

267,50 euros

 

Location pour un week-end (voir article 5) :



 

Tarif salle

Tarif lave-vaisselle

Tarif vaisselle

Habitants et employés communaux

250 euros

45 euros

20 euros par module

Habitants hors commune

490 euros

45 euros

20 euros par module

(*) 1 module comprend la vaisselle pour 30 personnes.

 

Location pour journée supplémentaire, jour férié ou en semaine :



 

Tarif salle

Tarif lave-vaisselle

Tarif vaisselle

Habitants et employés communaux

125 euros

45 euros

20 euros par module

Habitants hors commune

245 euros

45 euros

20 euros par module 

 

Une taxe « chauffage » de 50 € est demandée pour toute location faite entre le 1er novembre et le 31 mars.

Une facture de 20 € vous sera adressée si vous cassez, coupez ou détériorez la chaine fermant l’issue de secours sauf pour des raisons d’incendie.

 

  • 5/ LOCATION POUR UN WEEK-END

 

En application des dispositions de l’article 2, il est convenu que :

- en cas de réservation le vendredi soir par une association locale, la location de la salle débutera, pour le week-end concerné, le samedi à 9h00 pour se terminer le lundi à 9h00.

- sans réservation le vendredi soir par une association locale,  la location de la salle débutera, pour le week-end concerné, le vendredi à 20h00 pour se terminer le lundi à 9h00.

Les clefs seront remises le vendredi, précédant le week-end, à 14 h 30 précises. En cas d’impossibilité, le LOCATAIRE RESPONSABLE contacte la personne responsable pour convenir d’un autre rendez-vous.

 

  • 6/ ÉTAT DES LIEUX

Un état des lieux sera effectué conjointement avec le LOCATAIRE RESPONSABLE et la responsable de la salle lors de la remise des clefs le vendredi et après la location, le lundi matin à 9 h 00. (Le LOCATAIRE RESPONSABLE sera attendu jusqu’à 9 h 20, au-delà l’inventaire de la vaisselle et l’état des lieux seront hors de sa présence : dans ce cas, il ne sera admis aucune contestation.)

Pour le bien de tous, pour la bonne conservation des locaux, et pour le respect de la loi, il est strictement interdit de fumer dans ces locaux. Il est interdit de déplacer les plaques du plafond.

Le LOCATAIRE RESPONSABLE veillera à ce qu’aucun dégât ne soit causé dans l’ensemble des locaux, ni aux alentours de la salle (les environs de la salle devront être rendus dans l’état de propreté où ils se trouvaient au moment de la remise de clefs).

 

  • 7/ CAUTION DE GARANTIE

Une caution de 860 euros sera exigée lors de la signature du contrat (elle sera versée en trois parties : 200 euros pour le mobilier, 600 euros pour la salle et 60 euros pour le ménage).

Cette caution sera restituée dans le courant du mois suivant la location de la salle, si aucun dégât n’a été constaté lors de l’état des lieux). Si des dégâts venaient à être constatés, ils seraient facturés, après devis par entreprise. La caution serait alors restituée seulement après paiement du montant du (ou des) devis.

 

  •  8/ CLEFS

IMPORTANT : En cas de perte des clefs, le LOCATAIRE RESPONSABLE serait amené à rembourser le remplacement de la totalité des jeux de clefs en service pour l’utilisation de la salle, et le remplacement des boîtiers de l’alarme.

 

  • 9/ MESURES DE SÉCURITÉ

Le LOCATAIRE RESPONSABLE déclare avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité et prend l’engagement de veiller scrupuleusement à leur application. Il déclare notamment avoir pris bonne note des dispositifs d’alarme et des moyens de lutte contre l’incendie ainsi que des voies d’évacuation : Il est rappelé qu’il est formellement interdit de sortir par les portes de secours ou de les ouvrir sauf pour des mesures de sécurité (pas de décharge de matériel, ni entrée par ces portes).

 

  • 10/ ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE

Le locataire étant responsable des dégâts éventuels causés tant dans les locaux loués que dans les entrées, vestiaires, toilettes et les abords immédiats de la salle, il déclare avoir souscrit une police d’assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter de l’occupation des locaux pendant la période où ils sont mis à disposition (copie de la police d’assurance devra être fournie par le LOCATAIRE RESPONSABLE au plus tard 1 mois avant la location).

 

  • 11/ FRAUDE

La sous-location de la salle par le LOCATAIRE RESPONSABLE  à une autre personne est strictement interdite.

En cas de fraude caractérisée, le prix exigé sera de 490 Euros plus une taxation forfaitaire de 152.45 Euros.

 

  • 12/ MOBILIER – MATÉRIEL

La location comprend la mise à disposition de la grande salle, du bar, de la cuisine et des sanitaires.

Les tables et chaises sont fournies pour un nombre déterminé à l’avance jusqu’à concurrence de 120 personnes : Il est strictement défendu d’utiliser tout matériel, appartenant à la commune, qui n’aurait pas été mis à disposition du locataire par le responsable de la salle.

Le LOCATAIRE RESPONSABLE s’engage à confirmer de nombre de participants au plus tard dix jours avant la date de location afin de déterminer le nombre de tables et chaises à mettre à disposition.

Les tables ou objets déplacés devront être manipulés avec soin (pas de stockage de chaises sur l’estrade). Ils ne devront pas être traînés mais portés. Toute détérioration sera facturée. INTERDICTION FORMELLE DE SORTIR LES TABLES ET LES CHAISES.

Le mobilier devra être rendu propre et non empilé.

La commune ne pourra être tenue responsable en cas de mauvaise utilisation du circuit électrique.

 

  • 13 / CUISINE

La cuisine comprend deux chambres froides (qui ne font pas de glaçons, un réfrigérateur dans le bar est prévu à cet effet), deux fours, un piano de cuisson, quatre feux gaz, une étuve de maintien au chaud, un lave-vaisselle industriel.

Pour l’utilisation de ces appareils, il est obligatoire de se conformer aux prescriptions affichées en cuisine.

Le lave-vaisselle est à disposition des personnes ayant souscrit le forfait pour l’utilisation : la distribution des produits se fait automatiquement ainsi que la régénération de l’eau.

 

  • 14/ VAISSELLE 

Un inventaire de la vaisselle mise à disposition sera remis au LOCATAIRE RESPONSABLE après avoir été établi et signé par les deux parties. L’inventaire sera refait à la fin de la location et tout article reconnu ébréché, fêlé, cassé ou manquant sera facturé selon le tarif en vigueur.

 

  • 15/ ENTRETIEN

La salle devra être rendue dans l’état de propreté où elle se trouvait avant son utilisation, un matériel d’entretien courant (balais, seaux, serpillières) est à la disposition des locataires.

Les déchets alimentaires devront être mis dans des sacs plastiques noués et déposés dans les containers prévus à cet effet à l’extérieur : des bacs jaunes sont à votre disposition pour tout ce qui peut être récupéré, exclusivement (carton, bouteilles plastiques, boîtes de conserves, boîtes de soda…) MERCI DE NE PAS MÉLANGER LES ORDURES.

Les verres ne seront jetés dans le container (à la sortie du parking) prévu à cet effet qu’après 8 heures et avant 20 heures.

WC : Il ne sera jeté dans les toilettes ni serviette périodique, ni couche culotte. En cas de non respect, il sera procédé au débouchage par une entreprise qualifiée aux frais du locataire.

Conformément à l’article 7, il est entendu que si la propreté de l’ensemble de la salle laisse à désirer, le chèque de caution de 60 euros, versé pour la remise en état des locaux, sera encaissé.

 

  • 16/ AFFICHAGE - DÉCORATION

Tous pointages (clous, punaises…) agrafages, collages y compris avec du Patafix sont interdits sur les murs et poutres de la salle. Ne sont admis que les accrochages sur les systèmes prévus à cet effet, la décoration sur les vitres est autorisée sous réserve que celles-ci soient nettoyées après l’enlèvement des décorations.

 

  • 17/ ENVIRONNEMENT

Le repos du voisinage doit être respecté.

Tout tapage nocturne est interdit aux abords de la salle et il est formellement défendu d’y utiliser klaxons, pétards, etc… (attention aux claquements de portières).

En cas de manquement à cet engagement, la municipalité se réserve le droit, après contrôle sur place, de faire évacuer la salle sans délai par les forces de l’ordre sans que le locataire responsable ne puisse se prévaloir d’aucun remboursement d’indemnité.

 

EN CAS DE NON RESPECT DE CET ARTICLE : ¼ DE LA CAUTION SERA RETENU.

 

  • 18/ TOILES DE TENTE ET MARABOUTS

L’installation de toiles de tente sur le gazon alentour de la salle des fêtes est interdite.

La mise en place d’un marabout sur le parking intérieur est soumise à autorisation du Maire. En cas d’accord délivré par la Mairie, il est interdit de percer le macadam du parking pour poser les fixations du marabout.

Une demande écrite doit être adressée à Monsieur le Maire dans un délai de deux mois avant la location.

 

  • 19/ LÂCHERS DE BALLONS, FEUX D’ARTIFICE et BARBECUE

Nous vous rappelons que les lâchers de ballons sont interdits.

Il en est de même pour les feux d’artifices et les barbecues.

 

  • 20/ DISPOSITIONS DIVERSES

Les Thuit-Simériens et les employés communaux, peuvent bénéficier de deux locations par an à tarif préférentiel (voir article 4).

La location est gratuite pour les associations locales sur justificatifs.

Le Maire ou le responsable de la salle peuvent à tout moment vérifier le respect du présent règlement.

Le fait d’utiliser la salle entraîne obligatoirement l’adhésion au présent règlement qui comporte cinq pages.

 

Ce présent règlement ainsi que les tarifs, adoptés le 23 avril 2015, peuvent être révisés par délibération du Conseil Municipal.

Fait à Thuit-Simer, le...........................................................................

 

LE LOCATAIRE RESPONSABLE                                    LE REPRESENTANT DE LA COMMUNE

 

(lu et approuvé)